Tijdmanagement
Burn-out
Steeds meer mensen lopen tegen een burn-out aan. De werkdruk neemt bij veel bedrijven toe. Hoe ga je daarmee om? Niet alleen het werk, ook de thuissituatie speelt een rol. Regelmatig hoor ik van leidinggevenden dat sleutelfunctionarissen uitvallen. Wat kan de medewerker zelf doen ter voorkoming?
- Structuur aanbrengen in je werkzaamheden. Schrijf alle zaken die je moet doen op losse memo velletjes en sorteer en rubriceer. Werk kortdurende acties direct af en plan 3 kwartier voor langer durende projecten. [Getting things done; David Allen]
- Bespreek problemen waar emoties een belangrijke rol spelen. Zoek hulp als je er niet uit komt.
- Werk geconcentreerd aan belangrijke projecten en start vroegtijdig. Neem maatregelen, zodat je niet wordt afgeleid.
Wat kan een leidinggevende voor een medewerker doen met een burn-out?
- Delegeer autonome taken en laat medewerkers zelfstandig werken op hun eigen wijze.
- Controleer niet, stel belangstelling, laat los, geef meer vertrouwen maar wees kritisch op het eindproduct.
Naar een artikel in Trouw, 1-2-2019
Te druk
Een maakbedrijf ervaart een enorme berg aan opdrachten en haalt de levertijden niet. Daardoor bellen veel klanten, wanneer er wél wordt geleverd. Dit samen met de planning op de vloer die continue aandacht vraagt m.b.t. prioriteitstelling geeft een enorm tijdbeslag. Een structureel probleem lijkt dat de bewerkingstijd vooraf verkeerd wordt beoordeeld. Dit vraagt nauwkeurige analyse om tot een oplossing te komen. Voor dit laatste is dus geen tijd, omdat de operatie te veel aandacht vraagt. De vicieuze cirkel doorbreken is niet gemakkelijk, maar wel noodzakelijk. Mogelijke oplossingsrichtingen zijn: Tijdelijk extra capaciteit binnenhalen en tijd vrijmaken om het fundamentele probleem aan te pakken. De standaard levertijden verlengen, waardoor tijdelijk meer ruimte ontstaat om werk ‘in te halen’. Het splitsen van de kostprijscalculatie en de verkoop. Strenger naar klanten optreden en leren (op de juiste manier) NEE te zeggen. Een andere routering voor enkelstuks fabricage. Met QRM werken aan doorlooptijd verkorting, zodat het overzicht verbeterd door minder opdrachten op de vloer.
De oplossing is niet eenvoudig. Begin stap voor stap kleine succesjes te boeken in korte tijd. Hou vol en kijk terug naar de zaken die je wel hebt bereikt. Succes!
Zóveel dingen …
Ik moet nog zoveel doen. Mijn hoofd zit vol ideeën, maar ik kom er niet aan toe. Iedere dag heb ik het gevoel dat ik geleefd wordt door klanten, medewerkers, leveranciers. Hoe kan ik dat meer naar mijn eigen hand zetten?
In het boek van David Allen; ‘Getting Things Done’ vond ik de meest waardevolle tip. Schrijf alles van je af. Dat doe je als volgt. Neem een stapel notitieblaadjes en noteer al je ideeën, acties, gedachten, te maken afspraken, … op. Één opmerking per notitieblaadje, privé én zakelijk. Hoe meer des te beter.
Wanneer je dan echt je hoofd leeg hebt gemaakt, dan komt er een zekere rust over je, want alles ligt voor je in de vorm van de notitieblaadjes.
Hierna sorteer je de stapel op belangrijk of niet belangrijk. Wanneer je nu dagelijks de notitieblaadjes naloopt en de zaken die minder dan 2 minuten duren onmiddellijk uitvoert, besluit deze actie niet te doen of te delegeren, dan zie je al heel snel resultaat. De zaken die meer tijd kosten, acties en projecten, zul je uit moeten voeren, vóórdat deze urgent worden. In je agenda staan alleen de vaste afspraken. In de openvallende plekken voer je de acties e.d. uit. Een leeg hoofd geeft een goed gevoel en je werkt daardoor meer geconcentreerd en effectiever aan actuele zaken.